Geen blog over technologie dit keer. Maar een blog die ik mijn collega Anne-Marie beloofd heb.
Even uitleggen: deze week zaten Anne-Marie en ik in de laatste dag van een consultancy skills training. Op enig moment moesten we in een groep een oefening doen, die ik verder niet ga uitleggen. Leiding geven en problemen oplossen stonden hierin centraal. Het werd een hilarische en chaotische vertoning. Na afloop moesten wij analyseren welke opmerking tijdens de oefening het keerpunt was waarop wij (enigszins) grip kregen op de situatie. De opmerking: “wat zijn wij stom bezig…”
Later trokken wij de conclusie dat er een tamelijk grote overeenkomst is tussen de manier waarop wij de oefening uitvoerden en het dagelijks leven binnen de organisaties van de cursisten. Daar gaat deze blog over.
Plat gezegd komt het hier op neer: we laten ons verleiden tot gedrag dat maakt dat we verre van efficiënt zijn (ik generaliseer nu even lekker voor het gemak). Dat gebeurt natuurlijk in elke organisatie in meer of mindere mate, maar dat is nooit een excuus om daarmee door te gaan. Integendeel. Ik schat in dat we met z’n allen minimaal 25% efficiënter kunnen zijn. Ofwel, veel meer kunnen doen dan we nu doen. Ik maak het graag concreet met een paar voorbeelden van dat gedrag en de gevolgen daarvan. Het onderwerp: onze overlegcultuur.
Overleg, overleg, overleg (1)
We zijn een ster in tijdverslindend overleg. Ik heb eens een onderzoekje laten doen naar persoonlijke agenda’s uit verschillende organisaties. Daarnaast is een aantal snap shots gemaakt uit de verschillende reserveringssystemen voor vergaderruimtes. Ik schat in dat 35% tot de helft van de boekingen terugkerende afspraken zijn. Overleg omdat het weer tijd is daarvoor. In het beste geval bila’s, in het slechtste geval met een collega of 25. Wow, er wordt wat af ge-ouwehoerd (ik ben Amsterdammer hè).
Morgen is volgende week en niet vandaag (2)
De volgende reactie is zo ongeveer standaard als ik een collega vraag of hij/zij even tijd voor mij heeft: “even kijken, nee, ik zit helemaal vol deze week. We kunnen eind volgende week wel even een uurtje plannen…”. Als ik mazzel heb, want het wil ook wel eens een paar weken verder zijn. Het resultaat is dat de reactiesnelheid van onze organisatie erg laag is. Want we zijn te druk met overleggen, waardoor een paar stappen in een proces zomaar een maand kunnen duren.
Waar is de rest? (3)
No shows zijn eerder regel dan uitzondering. Ik was laatst uitgenodigd voor een meeting. Ik had de keus gemaakt dat mijn aanwezigheid zinvol zou zijn, dus ik ging als één van de acht genodigden vol goede moed naar de plaats delict. Bleek dat er twee van de acht, waaronder ik, waren komen opdagen. De organisator was niet eens verbaasd, zo erg is het al gesteld met ons. Ik was met stomheid geslagen. Waren de andere niet ‘vereist’? Was het een instuif meeting; kijk maar of je zin hebt? Was het niet belangrijk genoeg en had de meeting gewoon niet georganiseerd moeten worden? Moesten de anderen later individueel bijgepraat worden?
Ik heb ‘die en die’ ook even erbij gevraagd (4)
Mooi fenomeen: meedenken met je collega’s. Niet mis mee, behalve als je denkt dat misschien de helft van je collega’s ‘er ook wel iets aan zou kunnen hebben’. Regelmatig maak ik mee dat er collega’s niet aan de discussie meedoen. Als ik na afloop vraag waarom ‘die en die’ erbij waren, krijg ik als antwoord ‘dat het handig was dat zij er ook van op de hoogte zouden zijn’. Zo lust ik er nog wel een paar. In de tijd van de meeting hadden ‘die en die’ zinvolle andere dingen kunnen doen.
Geboekt maar leeg (5)
Het is vele collega’s een doorn in het oog dat misschien wel 25% van de geboekte ruimtes niet gebruikt wordt. Vandaag nog opgemerkt in het vergadercentrum: geheel volgeboekt en toch een paar ruimtes leeg. Dat betekent dat er veel tijd gespendeerd wordt aan het zoeken naar ruimtes. En lege ruimtes kosten geld. Doodzonde.
In staccato mijn oplossingen voor bovenstaande symptomen van onze westerse overleg cultuur:
1. Stop met automatisch plannen van (herhaal)afspraken, in wat voor vorm dan ook. Er zijn vele andere en veel efficiëntere manieren om te overleggen of elkaar op de hoogte te brengen. Zelf gebruik ik veel What’sApp, Skype en Slack (ja dat laatste is vaak illegaal maar erg handig en veel gebruikt binnen alle typen organisaties). Daarnaast weiger ik standaard elke afspraak die in mijn agenda gezet wordt en wacht tot de organisator mij belt zodat we overleggen van de zin van mijn aanwezigheid. Pakweg 70% van de meeting blijkt mijn aanwezigheid niet vereist te zijn, scheelt een flink aantal uur per week.
2. Houd je agenda zo leeg mogelijk voor ad hoc overleg. Veel zaken hoeven maar 5 minuten (of minder!) te duren. Hiermee kun je je geplande meetings, die altijd meer tijd kosten, vermijden. Het is heerlijk om ad hoc iets op te lossen of samen met een collega een besluit te nemen. En het verhoogt de snelheid van onze processen en projecten drastisch. Vraag jezelf elke keer af wat de beste vorm is voor afstemming. Plan in elk geval geen herhaalafspraken (kan die optie uit Outlook gehaald worden?).
3. Oplossing voor dit symptoom is tweeledig:
a. Als je toch een meeting organiseert, vraag je dan af wie daarbij écht nodig zijn. Beter te weinig dan teveel. Hak zelf of met een collega knopen door zonder overleg met velen: neem verantwoordelijkheid en communiceer!
b. Het tweede deel betreft je eigen verantwoordelijkheid om te bepalen of je iets kan toevoegen aan een meeting waarvoor je uitgenodigd bent. Bijvoorbeeld omdat je mening ertoe doet. Zo nee: niet gaan en de organisator daarover informeren. Wegblijven zonder bericht is geen optie.
4. Zie de oplossing bij het vorige punt: houd je meeting klein en licht achteraf ‘die en die’ in.
5. Een doorn in het oog van veel organisaties. Heeft te maken met cultuur en discipline. Ik stel voor om binnen elke organisatie een ‘wall of shame’ te maken. Gewoon omdat het leuk is. Daarop krijgt elke collega die een ruimte boekt en vervolgens niet gebruikt, een eervolle vermelding. Bij drie vermeldingen wordt voor een maand het recht om een ruimte te boeken ontnomen. Eens kijken wat voor effect dat heeft☺.
Zo, dit was een beetje een lange blog, maar ik heb mijn belofte aan Anne-Marie ingelost. En mijn hart gelucht. Zullen we vanaf morgen met z’n allen 25% tijd creëren om (nog) meer mooie dingen (voor onze klanten) te doen?
Wout Bucker
Chief Fun Officer & Technology Innovation Hunter
