De optimistische mens….
In alle branches, elk beroep, zelfs in de privé omgeving werken we met deadlines en doelen. Al is het maar dat je voor een bepaalde tijd in de auto moet zitten om op tijd te komen of een bedrag bij elkaar wil sparen voor een vakantie of huis.
De optimistische mens
Van nature is de mens een optimistisch wezen. Op de een of andere manier hebben we allemaal het ‘in optimam partem interpretantes gene’ wat in het goed Nederlands het ‘optimisme gen’ betekent. Natuurlijk beter dan het ‘mentem omnia in deterius gene’ ofwel het ‘pessimisme gen’. Gevolg is dat we vaak te optimistisch zijn ten aanzien van
de tijd, middelen of geld dat we hebben om een doel of resultaat te behalen.
Projecten
Het maakt niet uit welke branche je bekijkt, we hebben talloze voorbeelden van projecten die in het nieuws komen omdat deadlines niet gehaald worden of de kosten de pan uitrijzen, vaak zelfs in combinatie. Neem de Betuwelijn, de Stopera of de verbouwing van je huis. Ik een avond vullen met verhalen over de verbouwing van ons vorige huis (uit 1880) waar we begonnen met ‘alleen even een paar balken vernieuwen’ en eindigden met een verbouwing die in totaal 4 jaar duurde. Wel heerlijk 23 jaar in gewoond trouwens.
IT geen uitzondering
Misschien is IT wel de grootste leverancier van horror verhalen over het niet halen van deadlines en doelen. Oktober 2014 leverde de commissie Elias het rapport ‘Grip op ICT’ op over de consequent in tijd en geld uitlopende ICT projecten binnen de overheid, terwijl de functionele doelen bij lange na niet gehaald werden. Tot gewoonweg faliekant mislukken aan toe. Niet allen de overheid is niet in staat om grip op (ICT) projecten te krijgen, ook het bedrijfsleven kent de nodige debacles. Frustratie alom.
Slimme oplossing, geen panacee
“Tom Poes, verzin een list” zou Heer Bommel zeggen. Agile en Scrum kan je beschouwen als de list om de frustratie over het niet halen van deadlines en doelen weg te nemen. Een geheel nieuwe aanpak? Niet helemaal, want in de jaren ’90 van de vorige eeuw werkten we al met budget boxen waarbij de hoeveelheid geld (of uren) bepalend was voor de op te leveren functionaliteit. De ervaring bij APG is dat Agile en Scrum voor een groot deel de angel uit de optimisme valkuil halen door het geheel in kleinere brokken op te delen. Maar ook in sprints rekenen we ons nog af en toe rijk met de tijd die beschikbaar is. We krijgen het ‘optimisme gen’ niet uitgeschakeld kennelijk.
De uitdaging
Hoe gaan wij het voor elkaar krijgen dat we 100% van onze doelen en deadlines gaan halen, uitgezonderd onvoorziene omstandigheden en calamiteiten? Het mooie van die uitdaging is dat we die competentie overal op kunnen oefenen, niet alleen in ons professionele leven maar ook op alledaagse zaken. Zelf ga ik met mij deadlines thuis aan de gang, zoals inschatten van de benodigde tijd of budget voor klusjes. Bij APG gaan we proberen met een groep collega’s de oorzaken van uitloop van tijd en geld te achterhalen. Eens kijken wat dat op gaat leveren.
Hoe dan?
Voor zover ik nu kan bedenken is er maar methode om zonder al te veel moeite een analyse te kunnen doen op doelen en deadlines; vooraf in het kort de rationale achter de overwegingen waarop het doel of de deadline hebt gebaseerd is, vastleggen. Achteraf kan je de (eventuele) discrepantie tussen de gestelde doelen en het resultaat analyseren. Dat levert meer op dan bij de evaluatie verdedigen dan ‘die 100 uur voor dat deel toch echt nodig was’. Mijn ervaring is dat we lang niet altijd de rationale achter een doel of deadline vastleggen, anders dan een schatting op basis van ervaringen of parameters.
Ik ben benieuwd wat we gaan ervaren!
Wout Bucker
Technology Innovation Hunter APG
